Control de Gestión por Presupuestos Total vs. Control de Gestión por Costos

La rendición de cuentas basada en el presupuesto total asignado a cada organización o unidades responsables del manejo de los fondos dentro de las empresas ha sido por años de uso común. Esto se debe a que el seguimiento a los presupuestos totales es relativamente fácil y la información requerida se puede obtener directamente de los informes contables. Esta facilidad de manejo ha ocasionado que se utilice el método de partidas presupuestarias para medir la gestión aun cuando deja mucho que desear desde el punto de vista de su aporte al éxito o fracaso de la empresa.

En realidad, la información fundamental que requiere toda empresa no es saber cuánto ha sido el gasto total (presupuesto utilizado), sino, que tanto cuestan cada uno de los productos que vende, que tanto valor, o costo, agrega cada unidad de la empresa al costo de producción o a la generación de valor. Para obtener esta información vital se requiere saber cuántos recursos se gastan y cuáles son los volúmenes de productos que se obtienen con dichos recursos.

El método tradicional de seguimiento presupuestario por partidas presupuestarias se enfoca fundamentalmente en una sola de las dos variables que participan en la creación de los costos de los productos, es decir, se enfoca únicamente en el numerador de la ecuación de los costos de los productos. Esto supone de hecho que de alguna manera mágica la producción y/o la venta, siempre será la que se pronostique.

Por lo antes mencionado, resulta poco útil evaluar la gestión de la empresa basándonos en el análisis de la ejecución de las partidas presupuestarias. Analicemos un ejemplo bastante común: al finalizar un periodo económico, nos encontramos con que una determinada sección de la empresa terminó con una ejecución presupuestaria del 96%, del monto pronosticado. Aun cuando a primera vista esto pudiera indicar una buena administración del dinero, la realidad puede ser todo lo contrario; como lo sería en el caso de que esa ejecución presupuestaria menor a lo pronosticado se corresponda con una reducción en la producción superior al 4% en el cual se disminuyeron los gastos.

Con la utilización de la herramienta metodológica   Modelos Integrales de Costos MIC  es posible, simultáneamente, costear todos los productos y/o subproductos de la empresa en todas y cada una de las etapas de su fabricación y distribución y al mismo tiempo hacerle el seguimiento a los gastos o recursos utilizados a todos los niveles de la estructura organizativa de la empresa.

En resumen, esta metodología permite

• Costear los productos a través de la cadena de valor de la empresa. Identificando los costos de los procesos, etapas, actividades y subactividades.
• Controlar la gestión presupuestaria a través de la estructura organizacional, utilizando los indicadores de costo, asociando los indicadores con las posiciones de la organización responsable de cada indicador. 

Esto es posible lograrlo sin invertir recursos adicionales en la compra de costosos sistemas computarizados, ya que el control es posible utilizando fundamentalmente los recursos de los sistemas administrativo contables utilizados ya para el control contable de la empresa.

En resumen, los Modelos Integrales de Costos (MIC) pueden ser utilizados para controlar la gestión presupuestaria de cualquier empresa, con independencia de su tamaño o complejidad e incluso para grupos de empresas integradas, independientemente del área geográfica donde operen y de las características operacionales y administrativas de cada una.